こんにちは！(株)吉田企画の伊藤です。
私は、クライアント様先を訪問させていただく機会があり、その中で院長先生やスタッフの方から経営以外のお悩みをよくお聞きします。

例えば、スタッフへの不満やトラブル、空き時間の活用やそれぞれの院の細かな決まり事についてなどなど、本当に様々なお悩みを抱えていらっしゃるということを実感致します。

お聞きするこれらのお悩みの多くは、「ルール」や「システム」をしっかりと作ることで解決できることがほとんどなのではないかなぁと感じております。

ルールについては、以前のブログ記事「ルールブックを作ってみよう」（https://www.r358.com/staff_blog/reception/123/）でご紹介させていただきましたが、今回はこのルールを実行するための「システム」についてご紹介したいと思います。

システムってどんなものをいうの？

「システム」と聞くと、「ルールと何が違うの？」「なんだか難しそう」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
「システム」と検索すると、「多くの物事や一連の働きを秩序立てた全体的なまとまり。体系。もっと狭くは、組織や制度。」とあり、これだけを見ると、たしかに難しく感じてしまいます。（ウィキペディアより抜粋）

ここでいう「システム」は、「決めたルールを守るため、行うため」のシステムです。

分かりやすく言えば、「料理」を完成させるために必要な「調理器具や食材」が、「システム」です。

「システム」がないと「ルール」は守れない！？

さて、例えば、貴院に「施術対応中の予約受付の電話対応は2分まで！」というルールがあるとします。
しかし、ルールは決められているものの、このルールを守るために必要な時計や電話対応を簡潔にするための仕組みがなければどうでしょう。
もしかしたら、「しまった！患者様との話がついつい長引いて、気づいたら5分も経過していた！？」なんてことが、あるかもしれません。

つまり、ルールがあっても、ルールを守るためのシステム（仕組み）がないと守れないことがある ということです。

「ルール」を守るための「システム」を作ろう！

今回の例にあげた「施術対応中の電話対応は2分まで」のルールを守るためには、「時間を測ることができる砂時計やストップウォッチを使う」こと、「患者様から予約を受ける際に、上から順に必要項目を質問するだけの電話予約受付シート」のシステムを用意しておくと良いでしょう。

電話に出たら、まず、2分間の砂時計をひっくり返し、質問シートに沿って電話対応を行えば、短時間で質の高い電話対応を行うことが可能になります。

また、電話の際に目につく場所に「施術対応中の電話対応は2分まで！」という注意書きをして、常に意識をするシステムがあればなお良いのでしょう。

このように、院の「ルール」と併せて「システム」つくることで、なかなかルールを守れないというストレスを軽減することができます。

また、自分たちで決めたことは守ろうという意識が働くので、ルールやシステムを作る時は、院長先生が1人で決めずに、スタッフ全員が参加して話し合って決めると良いでしょう。

ぜひ、取り組んでみてください。