こんにちは。伊藤です。
さて本日は、「今さら聞けない!ビジネスメールの基本って?」についてお送りします。
ブログをご覧いただいている皆様は、ビジネスメールの「ルール」や「マナー」についてご存知でしょうか?
現在は、携帯電話のメール機能やLINE、Skypeといった、様々なソフトが多く利用されていますので、なかなかパソコンからかしこまってビジネスメールを書く機会というものが、以前よりも減っているように思います。
だからといって「ルール」や「マナー」を違反してよくなったわけではありません。
友達同士ではない、BtoBのメールのやりとり
携帯電話のメール機能であっても、LINEであっても、Skypeであっても、どんなソフトを利用しても、立場が「友人」ではなく「BtoB」なのであれば、社会人としての「ルール」や「マナー」は守らなくてはいけません。
整骨院の先生の場合ですと、「整骨院の先生同士のやりとり」「業者さんとのやりとり」「医師とのやりとり」が発生する可能性があります。
この「ルール」や「マナー」ができていないと、「あれ、この方は常識がないのかな?」と見られてしまうこともあります。
ぜひ、この機会に今一度、「ビジネスメールの書き方」について覚えておきましょう。
ビジネスメールの基本のかたち
ビジネスメールの基本のかたちは
1.「宛名」
2.「挨拶」
3.「名乗り」
4.「要旨」
5.「詳細」
6.「結びの挨拶」
7.「署名」
です。
1.「宛名」
整骨院宛の場合
●整骨院 院長 ●●様
企業宛の場合
株式会社●● 代表取締役 ●●様
病院宛の場合
●病院 ●●科 ●●部長 ●●様
というように、
企業名→役職→名前→敬称
の順番に書きます。
2.「挨拶」
ビジネスメールで、一般的に使われている挨拶は、「お世話になっております」「大変お世話になっております」です。
「お疲れ様です」は、社内でのやりとりに使用する挨拶です。
社外の方には利用すると失礼になることがありますので、使用しないようにしましょう。
3.「名乗り」
名乗りは、「自分の所属している整骨院名(企業名)と名前」を書きます。
整骨院関係者の方の場合、
「●●整骨院の●●と申します。」
と書くのが基本になります。
初めてメールを送る場合には、
「〜をしております、●●と申します」というような簡単な自己紹介を付け加えると、より丁寧になります。
ここで、名乗らずに書き進めるのは、マナー違反です。
かならず、最初に名乗るようにしましょう。
4.「要旨」
「要旨」とは、「述べられた事の、大事な筋。要点をかいつまんだ内容」のことをいいます。
つまり、メールの「大まかな内容」だったり「メールを送った理由」とお考えいただければ良いと思います。
例えば、何か確認したいことがありメールを送る場合は
「本日は、●●についてご確認したいことがあり、メールさせていただきました」
というような内容になります。
5.「詳細」
メールの本文の部分になります。
「要旨」で書いた内容の詳細を、わかりやすく書くようにします。
時間をかけて、長文を書いても相手に伝わらなかったら意味がありません。
長文になりそうな場合は、先に「結論」を書いてしまうことがおすすめです。
そのあと、詳細を伝えていきます。
ビジネスメールの構成は「6W3H」と言われています。
・What(何を)
・When(いつ)
・Where(どこで)
・Why(なぜ)
・Who(誰が)
・Whom(誰に)
・How to(どのように)
・How many(どれだけ)
・How much(いくらで)
これらを意識して、あらかじめ、どのような内容を送るのか、メモにまとめておくと書きやすくなります。
6.「結びの挨拶」
一般的な結びの挨拶は「よろしくお願いいたします」や「今後ともよろしくお願いします」です。
メールの内容によっては、
「ご検討の程、よろしくお願いいたします」
「引き続きよろしくお願いいたします」
というような挨拶を使うことがあります。
7.「署名」
「署名」は、メールの最後につける「名刺」のような役割をするものをいいます。
「署名」は、お使いのメールソフトにあらかじめ登録しておくと、メールを送信するときに自動的にメールに反映されるのでとても便利です。(設定方法はお使いのメールソフトの設定からご確認ください。)
署名の項目は、以下の7項目をお入れいただくと良いでしょう。
1.会社名、部署名
2.名前(読みにくい名前は、読み仮名も記載)
3.郵便番号、住所、ビル・建物名
4.電話番号
5.ファクス番号
6.メールアドレス
7.URL(ウェブサイト名も記載)
▼署名のテンプレートとしてご利用ください
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- ●整骨院
山田太郎 Taro Yamada
〒183-0022 東京都府中市宮西町x−x−x
電話 042-306-xxxx / FAX 042-306-xxxx
メール mail@●●●.com
URL https://www.●●●.com/
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