今さら聞けない!ビジネスメールの基本って?


こんにちは。伊藤です。
さて本日は、「今さら聞けない!ビジネスメールの基本って?」についてお送りします。
ブログをご覧いただいている皆様は、ビジネスメールの「ルール」や「マナー」についてご存知でしょうか?

現在は、携帯電話のメール機能やLINE、Skypeといった、様々なソフトが多く利用されていますので、なかなかパソコンからかしこまってビジネスメールを書く機会というものが、以前よりも減っているように思います。

だからといって「ルール」や「マナー」を違反してよくなったわけではありません。

友達同士ではない、BtoBのメールのやりとり

携帯電話のメール機能であっても、LINEであっても、Skypeであっても、どんなソフトを利用しても、立場が「友人」ではなく「BtoB」なのであれば、社会人としての「ルール」や「マナー」は守らなくてはいけません。

整骨院の先生の場合ですと、「整骨院の先生同士のやりとり」「業者さんとのやりとり」「医師とのやりとり」が発生する可能性があります。
この「ルール」や「マナー」ができていないと、「あれ、この方は常識がないのかな?」と見られてしまうこともあります。
ぜひ、この機会に今一度、「ビジネスメールの書き方」について覚えておきましょう。

ビジネスメールの基本のかたち

ビジネスメールの基本のかたちは

1.「宛名」

2.「挨拶」

3.「名乗り」

4.「要旨」

5.「詳細」

6.「結びの挨拶」

7.「署名」

です。

1.「宛名」

整骨院宛の場合

●整骨院 院長 ●●様

企業宛の場合

株式会社●● 代表取締役 ●●様

病院宛の場合

●病院 ●●科 ●●部長 ●●様

というように、
企業名→役職→名前→敬称
の順番に書きます。

 

2.「挨拶」

ビジネスメールで、一般的に使われている挨拶は、「お世話になっております」「大変お世話になっております」です。
「お疲れ様です」は、社内でのやりとりに使用する挨拶です。
社外の方には利用すると失礼になることがありますので、使用しないようにしましょう。

3.「名乗り」

名乗りは、「自分の所属している整骨院名(企業名)と名前」を書きます。
整骨院関係者の方の場合、

「●●整骨院の●●と申します。」

と書くのが基本になります。
初めてメールを送る場合には、

「〜をしております、●●と申します」というような簡単な自己紹介を付け加えると、より丁寧になります。

ここで、名乗らずに書き進めるのは、マナー違反です。
かならず、最初に名乗るようにしましょう。

 

4.「要旨」

「要旨」とは、「述べられた事の、大事な筋。要点をかいつまんだ内容」のことをいいます。
つまり、メールの「大まかな内容」だったり「メールを送った理由」とお考えいただければ良いと思います。

例えば、何か確認したいことがありメールを送る場合は

「本日は、●●についてご確認したいことがあり、メールさせていただきました」

というような内容になります。

5.「詳細」

メールの本文の部分になります。
「要旨」で書いた内容の詳細を、わかりやすく書くようにします。
時間をかけて、長文を書いても相手に伝わらなかったら意味がありません。
長文になりそうな場合は、先に「結論」を書いてしまうことがおすすめです。
そのあと、詳細を伝えていきます。

ビジネスメールの構成は「6W3H」と言われています。

・What(何を)

・When(いつ)

・Where(どこで)

・Why(なぜ)

・Who(誰が)

・Whom(誰に)

・How to(どのように)

・How many(どれだけ)

・How much(いくらで)

これらを意識して、あらかじめ、どのような内容を送るのか、メモにまとめておくと書きやすくなります。

6.「結びの挨拶」

一般的な結びの挨拶は「よろしくお願いいたします」や「今後ともよろしくお願いします」です。
メールの内容によっては、

「ご検討の程、よろしくお願いいたします」

「引き続きよろしくお願いいたします」

というような挨拶を使うことがあります。

7.「署名」

「署名」は、メールの最後につける「名刺」のような役割をするものをいいます。
「署名」は、お使いのメールソフトにあらかじめ登録しておくと、メールを送信するときに自動的にメールに反映されるのでとても便利です。(設定方法はお使いのメールソフトの設定からご確認ください。)

署名の項目は、以下の7項目をお入れいただくと良いでしょう。

1.会社名、部署名

2.名前(読みにくい名前は、読み仮名も記載)

3.郵便番号、住所、ビル・建物名

4.電話番号

5.ファクス番号

6.メールアドレス

7.URL(ウェブサイト名も記載)

▼署名のテンプレートとしてご利用ください

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  • ●整骨院

山田太郎 Taro Yamada

〒183-0022 東京都府中市宮西町x−x−x

電話 042-306-xxxx / FAX 042-306-xxxx

メール mail@●●●.com

URL      https://www.●●●.com/

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